Mit CaranoCloud wird ein einfacher Fahrzeugzugang möglich. Im einfachsten Fall erfolgt die Schlüsselübergabe manuell durch einen Mitarbeiter oder die Abholung an einem zentralen Ort. Der digitale Fahrzeugzugang ist rund um die Uhr möglich und kann durch einen elektronischen Schlüsselschrank oder eine elektronische Schlüsselbox mit Smartphone realisiert werden. Erfahren Sie in den folgenden drei Abschnitten mehr über die einzelnen Varianten:
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In der Aufbauphase eines Car-Pools oder bei kleinen Fuhrparks werden die Fahrzeuge meist persönlich an den Mitarbeiter übergeben. Das spart Kosten und kann oft auf dem kurzen Dienstweg gewährleistet werden. Mit wachsender Größe oder bei steigendem Anspruch an die Professionalität ist diese Variante jedoch bald ausgereizt: Selbst semi-digitale Zugangsmodalitäten mit Excel-Sheets oder über den Outlook-Kalender sind fehleranfällig, aufwendig, unübersichtlich, vor allem manipulierbar. Letzteres ist besonders schwerwiegend, wenn es um Beschädigungen an den Fahrzeugen geht.

Darüber hinaus ist eine zeitlich unabhängige, also 24/7 mögliche Schlüsselübergabe nicht zu gewährleisten – eines der größten Mankos beim Corporate Carsharing, basiert das Modell doch gerade auf größtmöglicher Flexibilität.

Die Nachteile der persönlichen Schlüsselübergabe mögen in manchen Fällen vernachlässigbar sein, einige Mitarbeiter werden von unübersichtlichen Buchungsvorgängen oder längeren Wartezeiten jedoch abgehalten, sich am unternehmenseigenen Fuhrpark zu beteiligen. Das wiederum wirkt sich auf die Auslastung und damit die Kostenkurve aus. Ein erster und vergleichsweise einfach umzusetzender Schritt in Richtung digitale Lösungen ist ein Schlüsselschrank, der mit CaranoCloud verbunden wird. Die elektronisch gesicherten Schlüssel sind rund um die Uhr für den zugangsberechtigten Mitarbeiter mittels einer PIN oder eines RFID-Chips erreichbar, ohne Personalaufwand – einfach, sicher und bequem. Gebuchte Fahrzeuge werden im System blockiert und sich zeitlich überschneidende Buchungen ein und desselben Fahrzeugs vermieden; bei Verspätungen wird automatisch auf ein Ersatzfahrzeug verwiesen. Darüber hinaus können über Telematiklösungen Kilometerstand und der Tankfüllstand bzw. bei Elektrofahrzeugen der Ladestand ausgelesen werden. Eine gute und vor allem kosteneffiziente Alternative zur manuellen Fuhrparkverwaltung, für die es allerdings gewisse Standortbedingungen und Softwareunterstützung braucht. Je nach Größe des Schrankes ist ausreichend Platz nötig, außerdem muss der Schrank in unmittelbarer Nähe des Fahrzeugpools fest in Boden oder Wand verankert werden können.

Eine vollumfänglich digitale Lösung mit echtem Mehrwert für Ihren Fuhrpark ist die portablen Schlüsselbox, die einfach im Fahrzeug hinterlegt werden kann: Mit einer benutzerfreundlichen App erhält der Mitarbeiter nach dem Buchungsvorgang selbsttätig via Smartphone Zugriff auf das Fahrzeug; die Schlüsselbox ist standortunabhängig und übernimmt alle Funktionen und Abläufe während des Buchens und Öffnens im Fahrzeug und übermittelt relevante Daten an den verbundenen Server.